Langkah awal yang harus dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima, baik yang dipesan maupun tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan meliputi kegiatan pemeriksaan terhadap bahan pustaka yang diterima, apakah benar-benar sudah sesuai dengan surat pengantar, daftar yang dipesan, memeriksa kondisi fisik buku apakah dalam keadaan baik/lengkap atau ada kerusakan/tidak lengkap. Sedang kegiatan
inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima, baik dalam bentuk buku, majalah, bentuk mikro dan audio visual ke dalam buku inventaris (buku induk).
Pada prinsipnya bahan pustaka baik yang serupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregistrasi) harus dilakukan tahapan-tahapan sebagai berikut.
- Periksa alamat pengirim dan penerimaannya; jika sesuai buka amplopnya.
- Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak.
- Jika tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaan rusak, kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengiriman disertai surat permintaan penggantian yang sesuai (claim)
- Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
- Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventarisasi dan stempel perpustakaan/instansi. Stempel pemilikan paling tidak memuat keterangan : nomor registrasi, asal perolehan, tanggal penerimaan, jumlah eksemplar, dan kode buku.
Tata cara pencatatan buku induk
Buku induk untuk bahan pustaka buku paling tidak memuat informasi tentang:
- tanggal penerimaan
- pengarang
- judul
- asal perolehan penerbit
- penerbit
- tahun terbit
- nomor induk
- harga (Kalau Ada)
- keterangan lain (bahasa, jumlah, dan lain-lain)
Semoga bermanfaat.
